אם אנשים היו משתמשים נכון באקסל, בטח היה ניתן לפטר 20% מהעובדים בעולם ואני לא חושב שאני מגזים.
בצבא נתונים הם כוח, אנשים זורקים אמירות שמבוססות על תחושות הבטן שלהם – ולא פעם הם טועים. אם תדעו לגבות את עצמכם עם הנתונים הנכונים תהנו מיתרון מהותי ועוקף דרגות. שימוש באקסל יכול להביא גם להתייעלות משמעותית בעבודה השוטפת. באופן כללי אני עובד לפי שני כללי אצבע:
- באקסל ניתן לעשות הכל בהינתן זמן וסקרנות.
- אם אתם מבצעים את אותה הפעולה באופן חזרתי אתם לא משתמשים נכון באקסל.
שימו לב שהפוסט הזה מיועד לנינג'ות אקסל שרוצים להוסיף עוד כמה טריקים לארסנל שלהם – לא למשתמשים מתחילים. לא אפרט יותר מדי כדי שתוכלו להתנסות לבד או לחפש בבינג (סתם! בגוגל) וכך להינות הרבה יותר.
קבצים בינאריים (xlsb.)
סיבות לשמור כקובץ xlsb:
- שוקל פחות
- יותר מהיר
- תומך במאקרו
סיבות לשמור כקובץ xlsx:
- התממשקות לכלי שדורש קובץ מבוסס xml
סיבות לשמור כקובץ xls:
- הופלתם על הראש כפעוטים
מקלדת.
העכבר רק מאט אתכם, תאמינו לי… מומחי אקסל משתמשים כמעט אך ורק ב-קיצורי מקשים. ההארדקוריסטים גם תולים את העכבר בכניסה למשרד כאזהרה לאחרים. הנה כמה חביבים במיוחד: ctrl+shift+↓, ctrl+d, ctrl+PgDn, F2, F4, tab.
איחוד וחיתוך
בתת מודע בטח הבחנתם שהסימן פסיק (״,״) משמש כפקודת איחוד אבל האם ידעתם שיש באקסל גם פקודת חיתוך? אם תשימו רווח (״ ״) בין טווחים תקבלו את החיתוך שלהם!
תנאים על סטרואידים
קצת משחק במקומות הנכונים יגרום לנוסחאות תנאי לעשות דברים קינקיים…
דוגמה בעיצוב מותנה:
=$A1="עצב אותי"
מעצב את כל השורות בהן הערך בתא הראשון הינו "עצב אותי". רעיונות ליישום:
- בטבלת משימות לעצב כל שורה בהתאם לסטאטוס ביצוע.
- ברשימת מק"טים לעצב שונה את השורות המייצגות מק"ט מאגד.
- בנכס לאומי לעצב כל שורה לפי שיוך ענפי (אחרי זה אפשר למיין לפי צבע)
דוגמה בנוסחה:
=COUNTIF(A:A,"<"&TODAY())
סופר כמה תאריכים בעמודה A:A קטנים מהתאריך הנוכחי. רעיונות ליישום (לאו דווקא ב-COUNTIF):
- בטבלת משימות לספור כמה מהן חורגות מתאריך היעד.
- אין לי כוח, תחשבו לבד…
שליחת מייל
זוכרים את mailto ב-html? אז היא עובדת גם באקסל! נגיד לדוגמה שיש לכם רשימת משימות, אתם יכולים ליצור קישור בצורת מעטפה (כוכבית בפונט Wingdings) שישלח מייל עדכון למפקד. בעיקרון אפשר להשתמש ב-html כדי לעצב את תוכן המייל אבל לא כל תכנות המיילים תומכות בזה, נכון לעכשיו גם לא Outlook 🙁 .
זהו לבינתיים…
אם אהבתם פוסט זה, כדאי לכם לקרוא גם את:
- כוחו העצום של המאקרו [***יש להשלים מידע זה]
- פורום Excel Dojo באתר זה
