דיונים הם בזבוז זמן. מה אנחנו עושים לא נכון? כמעט הכל. הבשורות הטובות הן שאנשי תעשייה ואקדמיה כבר גיבשו המלצות מעניינות בנושא.

בארגונים רבים דיונים (הידועים באזרחות סתם כ- "פגישות"  🙂 ) תופסים חלק לא פרופורציונלי מזמן העבודה. עלות דיון היא לא משהו שניתן לבטל בהנפת יד, זמן העבודה המושקע בהכנות, נסיעות ומשך הדיון עצמו מגיע בקלות לאלפי שקלים ולא פעם ללא שום הצדקה תוצאתית.

האם אתם מזדהים עם הסיטואציה הבאה?

באופן לא מפתיע, זהו נושא כאוב בארגונים רבים ומקבל נוכחות לא מבוטלת גם במחקרים אקדמיים. הפוסט הזה לא מתיימר לכסות את כל הידע שהצטבר בנושא אלא מציג את התפיסה האישית שלי לגבי איך העניינים מתנהלים בצבא – ומה אתם יכולים לעשות בנדון.

אפקטיביות דיון

הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להבדיל בין כמה סוגי פגישות:

• פ"א: פגישה אישית בארבע עיניים כגון ראיון פתיחה, התייעצות, הבעת עמדה שלא לפרוטוקול, שיחת משוב וכו'.
• פ"ע: פגישת עבודה של 2-3 אנשים כגון סטאטוס משימות, אישור מסמך, עבודה משותפת על מודל וכו'.
• דיון: פגישה של לפחות שלושה אנשים שמטרתה להגיע להחלטה או קונסנזוס.
• הצגה: פגישה של לפחות שלושה אנשים שמטרתה לשתף ידע מסוים תוך מתן במה לשאלות (באופן מסודר).
• סיעור מוחות: פגישה של 7-10 אנשים שמטרתה להגיע לתובנות חדשות. נוכחות דרג בכיר באירוע משבשת לחלוטין את התהליך.

אחרי שעשינו קצת סדר ניתן להבחין שבצבא עושים סמטוחה אחת גדולה מהכול וכך מאבדים מהאפקטיביות של כל רכיב. זוהי דעתי בעניין:

אתם רוצים כמובן להימנע מדיונים לא אפקטיביים (אלא אם כן יש לכם אינטרס אישי לקדם). בתור משתתפים יש לכם מוקד כוח אחד בלבד – הנוכחות שלכם, אל תסכימו להגיע לדיונים שאתם סוברים שיהיו בזבוז זמן והדבר הראשון שצריך לבדוק הוא האם פורסם מצע.

בהיעדר מצע יכולות לצוץ מגוון בעיות: אולי לא זימנו את כל האנשים הרלוונטיים? אולי המזומנים לא יודעים מה מצופה מהם ולא יתכוננו כיאות? אולי בכלל אין צורך בדיון ואפשר להסתפק בשליחת נתונים במייל? בלי מצע, לא אתפלא אם סיכום הדיון יהיה "יש לקבוע דיון המשך, הפעם יש לזמן גם את תהילה. הכנות לקראת הדיון הבא: איליה יכין X וצליל תכין Y".

המצע צריך לכלול את מטרת הדיון, לו"ז משוער, רשימת משתתפים, משימות / ציפיות מכל משתתף ומסמכים שיש לקרוא טרם הדיון. אם לא פורסם מצע תבקשו שיפרסמו אחד ואם לא באים לקראתכם – תודיעו בנימוס שאתם לא מגיעים.

אם אתם מבחינים שזומנו לדיון מספר רב של משתתפים (ומדובר בדיון, לא בהצגה) תשקלו פעמיים האם כדאי לכם להגיע. אם הערך השולי שלכם צפוי להיות נמוך אולי עדיף לבקש ממישהו לשלוח לכם את הסיכום? רק במקרה שיש לכם אינטרס אישי לקדם אין מנוס מלהגיע אך במקרה זה רצוי להסתכל על הזמן שבוזבז כאל השקעה.

שאר האלמנטים המופיעים בתרשים הזרימה מחוץ ליכולת ההשפעה שלכם אלא אם כן אתם מארגני הדיון ולכן לא אפרט עליהם בפוסט זה.

אסיים בסיפור קצר ששמעתי: בחברה אמריקאית הבינו שהפגישות שלהם תמיד נמשכות מעבר למתוכנן ואף על פי כן אז הם לא מצליחים לעמוד במטרות שהוגדרו במצע. מהר מאוד הם הגיעו למסקנה שזה קורה מפני שאנשים מסיטים את מוקד הפגישה לנושאים תפלים והם מצאו פתרון די יצירתי: Jellyfish. כל פעם שמישהו התחיל לקשקש על משהו לא רלוונטי מישהו היה מעיר ״Dude, I think you've gone jellyfish״. מהר מאוד אנשים גם התחילו לעצור את עצמם ״…Sorry, that was a jellyfish thing of me to say״.

מה אתם אומרים, יתפוס בצה״ל?